RESUME

Le Groupe ING BANK (France), banque d'affaires d'envergure européenne, a choisi d'appliquer la méthode du Records Management à l'ensemble de ses entités en France. La mise en place du logiciel Ariane pour la gestion des archives a permis à l'entreprise de fédérer l'ensemble des applications documentaires et de valoriser ce métier à tous les niveaux de l'entreprise.

LE GROUPE ING BANK FRANCE

La Banque Bruxelles Lambert (BBL) fait partie du Groupe ING depuis le début de 1998. Ainsi, l'ensemble constitué par ING Bank et la BBL occupe une position de leader sur le marché du Benelux,  se classe au 12^ème  rang en Europe et fait partie des 30 banques les plus importantes à l'échelle mondiale.

Sur le marché belge, la BBL agit comme «  banque de proximité » , grâce à un réseau de 20 sièges commerciaux, 955 agences traditionnelles et 525 agences automatiques «  Self'Banks »  qui s'appuient sur une maîtrise reconnue des technologies informatiques.

BBL France, Ferri et BBL Asset Management (France) forment le Groupe BBL France. Fort de 640 personnes, sa stratégie est centrée sur des métiers largement pratiqués au sein du Groupe BBL-ING :

• le service aux grandes entreprises et aux institutionnels,
• le conseil patrimonial et la gestion privée pour les particuliers fortunés,
• la gestion pour compte de tiers,
• les activités de marchés (change, taux, actions).

POUR UNE GESTION INFORMATISEE DES ARCHIVES

Après avoir cherché une solution aux problèmes posés par la gestion des archives, il nous est apparu que nous devrions les gérer dans un local extérieur qui nous appartienne, à l'aide de l'outil informatique. Ceci est en effet le corollaire de plusieurs nécessités évidentes :

Pas d'archives de proximité dans les bureaux : occupant un bâtiment de grande hauteur, nous devons nous conformer à la réglementation qui, pour éviter de lui faire subir une trop grande charge, nous impose de nous limiter à la conservation d'1 m³ de documents (par bureau et par personne).

Pas suffisamment d'espaces d'archivage au sous-sol : nos bâtiments étant situés dans des lieux prestigieux, le prix au m² est élevé. Peut-on vraiment se permettre d'occuper une surface importante au sous-sol ?

Pas de prestataire externe : même si une partie de nos archives se trouvait déjà chez un prestataire externe, nous avons constaté qu'on ne peut gérer de façon appropriée ni la confidentialité indispensable à une banque d'affaires, ni la lenteur et la complexité de la procédure de rapatriement des documents, ni enfin l'incapacité totale à relier les systèmes d'information de la banque et du prestataire.

Enfin, pas d'archives sans informatique : plusieurs problèmes sont extrêmement complexes et ne peuvent être résolues sans une fine compréhension et un outil informatique adéquat. Prenons l'exemple de la description d'archives : on décrit souvent les archives par les noms des services versants - mais ceux-ci changent constamment ! (d'ailleurs, aujourd'hui, qui est à l'abri d'une réorganisation par an ?) Par conséquent, la description n'étant plus pérenne, on subit une perte de mémoire au bout de quelques années.

Le résultat est simple : il nous fallait notre propre local extérieur informatisé !

ARIANE

Après une étude de marché approfondie, notre choix a été porté sur le logiciel Ariane pour les raisons principales suivantes :

L'adoption d'une approche moderne : celle du Records Management, c'est-à-dire une description par activités et un rattachement au service versant,

Pas d'obligation de faire un plan de classement complet et exhaustif pour l'entreprise mais seulement une description des activités des services,

Le produit est installé sur TOUS les postes producteurs de documents de la banque,

Et enfin l'accompagnement était personnalisé et la mise en œuvre rapide.

BILAN

L'ensemble du projet n'a duré que 3 mois. Le logiciel Ariane est installé partout, il fonctionne depuis 3 ans, et a subi sans dommage 2 déménagements informatiques. Enfin, il n'y a eu ni de dépassement de délais, ni de dépassement de budget.

Le travail de description des activités de l'entreprise, réalisé par le service organisation, a été réutilisé pour les autres chantiers du projet documentaire :

pour la documentation interne (tous les documents commerciaux produits par l'entreprise),

pour la GED (Gestion Electronique des Documents), avec la numérisation des dossiers sensibles et l'archivage physique des dossiers originaux dans Ariane.

pour Ariane, dans la gestion et l'archivage de l'ensemble des dossiers produits en interne.

LE GROUPE BBL FRANCE ET LE RECORDS MANAGEMENT

Le terme de Records Management n'étant pas usuel, et celui d'archives ne correspondant pas à toutes les activités du service, nous avons utilisé un nouveau nom : celui de service « GEDArchives ».

La mission assignée à ce nouveau service est de garantir l'intégrité de la chaîne de traitements des documents concernés, depuis leur production ou leur réception jusqu'à leur archivage physique et leur sécurisation en vue d'une restitution rapide et exacte.

Aujourd'hui, le service GEDArchives comprend trois personnes (une documentaliste et deux archivistes), et a pour tâches essentielles :

l'intégration dans les bases électroniques des documents papier : contrats de prestataires, documents du dossier client. Cela nécessite une phase de numérisation puis une indexation de chacun des documents intégrés.

la collecte et la restitution des archives papier produites par les différents services du groupe.

la gestion physique des stocks de tous les documents papier (dossiers vivants et archives).

le support à l'utilisation des applications gérées par le service : ARIANE et autres.

Ce service existe depuis novembre 1996, et les volumes de documents concernés par son activité ne cessent de s'étendre au sein du groupe.

CONCLUSION

L'approche du Records Management a été fructueuse pour notre entreprise. Elle a permis de fédérer les différentes manières de décrire les documents et elle est parfaitement comprise et assimilée par les utilisateurs (cadres et secrétariats).

Par ailleurs, notre documentaliste est en contact avec l'ensemble des services et touche tous les types de documents gérés, ce qui lui a permis d'acquérir davantage de notoriété en valorisant son action au sein de l'entreprise.