Glossaire des archives

Accroissement
Addition (ENG)
Ensemble des archives (ou  » boîtes d’archives ») entrées dans un service d’archives pendant une période donnée.

Accusé de réception
Notice of delivery
Avis que le service d’archives retourne à l’expéditeur par lequel il reconnaît avoir reçu ce qui lui était envoyé.

Adresse ou adresse topographique
Location, Adress
Indication précise de l’endroit où est rangé un article ou une boîte d’archives dans un magasin ; l’adresse ne doit pas être confondue avec la cote.

Analyse
Description, Content analysis
Opération qui consiste à présenter sous une forme concise et précise des données caractérisant l’information contenue dans un document ou un ensemble de documents.

Architecture Client/Serveur
Client/Server Architecture
Modèle d’application informatique répartie entre une partie cliente et une partie serveur. Les clients sont susceptibles d’effectuer une partie des traitements et font appel au serveur pour solliciter des services dont ils sont détenteurs. La communication entre les Clients et le Serveur est entièrement transparente à l’utilisateur.

Archivage
Transfer
Opération consistant à transférer des documents de leur organisation d’usage courant au service des archives.

Archives (1)
Archives
Ensemble des documents, quel que soit leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale ou par tout service ou organisme public ou privé, dans l’exercice de son activité (loi N° 79-18 du 3 janvier 1979).

Archives (2)
Record Management, Record Office
Organisme chargé du contrôle, de la conservation, du tri, du classement, de l’inventaire et de la communication des archives courantes, des archives intermédiaires et des archives définitives.

Archives (3)
Records Center, Archival depository
Bâtiment ou local où sont conservées les archives (1).

Archives courantes
Active records, Current records
Documents d’utilisation habituelle pour l’activité du service ou de l’organisme qui les ont produits ou reçus.

Archives définitives
Non-current records
Documents conservés pour une durée illimitée.

Archives intermédiaires
Semi-current records
Documents qui, n’étant plus d’usage courant, doivent être conservés pour une durée limitée, essentiellement pour des raisons administratives et juridiques.

Archivistique
Archivology, Archival management, Records management
Science et techniques relatives à l’organisation, la législation et la réglementation, le traitement et la gestion des archives.

Article
Unit, item
Unité matérielle de conditionnement des documents d’archives, correspondant à l’unité de cotation et de description.

Autoclave
Fumigation chamber
Appareil destiné à désinfecter et stériliser les documents contaminés.

Boîte d’archives
Records storage box, Box container (ENG)
Boîte en carton contenant des documents d’archives.

Bordereau
Form, List
Formulaire destiné à décrire et à accompagner les documents que l’on transmet.

Bordereau d’élimination
Disposal list
Formulaire destiné à relever des documents ou des dossiers d’un fonds à détruire ou déjà détruits dans un service d’archives.

Bordereau de versement
Transmittal form
Relevé détaillé énumérant des documents ou des dossiers remis à un service d’archives.

Cadre de classement
Filing system, Classification scheme (ENG)
Liste structurée de rubriques définissant la mise en ordre des documents.

Classement
Arrangement
Ensemble des opérations de mise en ordre d’un fonds ou d’un fragment de fonds selon un cadre de classement : ordre chronologique, alphabétique, méthodique, etc…. Pour les archives, le classement peut être distinct du rangement matériel sur les rayons.

Centre de documentation
Library
Organisme ou service chargé de rassembler, organiser, conserver, mettre à la disposition d’utilisateurs les outils de recherche et les documents apportant une réponse à leur demande d’informations.

Classification
Classification
Système de codification indiquant le degré confidentiel d’un document : confidentiel, secret,…

Communicabilité
Accessibility
Possibilité de communiquer au public un document ou un dossier selon la législation et la réglementation en vigueur.

Communication
Access, communication
Action de mettre un document à la disposition d’un lecteur.

Communication avec déplacement
Loan
Communication de document qui pour des raisons de commodité s’effectue dans un service différent de celui des archives.

Conservation (1)
Conservation
Ensemble de techniques, méthodes et procédés destinés à assurer la sauvegarde matérielle des documents.

Conservation (2)
Preservation
Fonction de sauvegarde matérielle, tri, classement, inventaire, communication et mise en valeur des fonds d’archives.

Consultation sur place
Production
Communication de documents d’archives dans les locaux du service qui les conserve.

Conteneur
Container
Caisse destinée à la manutention et par extension au stockage de plusieurs boîtes ou liasses d’archives.

Cote (1)
Number
Marque numérique ou alphabétique portée sur les pages d’un registre officiel ou sur les pièces d’un dossier dont on veut préserver l’intégrité.

Cote (2)
Schedule number, Classification mark
Ensemble de symboles (lettres, chiffres, signes) servant à classer chaque article dans son fonds ou sa série.

Cote (3)
Location, Shelf number, location mark
Ensemble de symboles (lettres, chiffres, signes) servant à localiser un article dans un service d’archives.

Date d’élimination
Disposal date (ENG)
Date à l’échéance de laquelle on procède à la révision d’un article ou d’un ensemble d’articles en vue de sa destruction.

Délai de communication
Close period
Période légale ou réglementaire au terme de laquelle un document d’archives devient librement communicable au public.

Délai d’élimination
Retention period
Durée pendant laquelle un document ou un ensemble de documents doit être conservé en application de dispositions légales ou pour répondre à des impératifs de gestion et au terme de laquelle il peut être détruit.

Dépôt
Records center, Archives center
Ensemble des magasins d’un service d’archives ; généralement employé pour bâtiment d’archives.

Dépôt légal
Legal deposit
Obligation faite aux imprimeurs, aux éditeurs, aux diffuseurs et aux producteurs de déposer dans les organismes désignés par la loi un nombre déterminé d’exemplaires des documents qu’ils produisent ou qu’ils diffusent.

Destruction
Pulping, Disposal
Opération matérielle d’élimination de documents dont la conservation ne se justifie plus.

Document, document d’archives
Record, Paper
Singulier du mot archives (1).

Dossier (1)
File
Ensemble de documents automatiquement réunis au cours du traitement d’une affaire.

Dossier (2)
Folder
Chemise ou carton contenant tout ou partie des documents d’un dossier.

Dossier documentaire
Case papers, Files
Ensemble de documents choisis et réunis pour informer sur une question donnée.

Double
Copy
Exemplaire supplémentaire d’un document.

Echantillonnage
Sampling (ENG)
Forme particulière de tri visant à retenir les documents estimés représentatifs d’un ensemble que sa masse ne permet pas de conserver intégralement.

Elimination
Disposal, destruction
Procédure réglementaire qui consiste à détruire des documents dont la conservation ne se justifie plus.

Enregistrement (1)
Record
Document résultant de l’inscription automatique d’informations, sur un support, à l’aide d’appareils.

Enregistrement (2)
Registration
Inscription d’un acte sur un registre officiel afin d’en garantir l’authenticité et la publicité.

Enregistrement (3) des entrées
Accessioning
Mention sur un registre, et par extension sur tout support durable, destinée à garder trace d’une opération.

Entrée (1)
Accession
Ensemble des opérations par lesquelles des objets ou des documents sont pris en charge par un service d’archives.

Entrée (2)
Accession
Objets ou documents pris en charge par un service d’archives à l’occasion d’une entrée (1).

Epi
Run (of shelving), row
Ensemble de travées de rayonnage juxtaposées.

Etat des fonds
Summary of records
Instrument de recherche de gestion décrivant sommairement les fonds conservés dans un service d’archives.

Fonds d’archives
Archives group (ENG)
Ensemble de documents de toute nature qu’une personne physique ou morale a automatiquement et organiquement réunis dans l’exercice de ses activités et conservés en vue d’une utilisation éventuelle.

Guide d’archives
Guide (ENG)
Instrument de recherche contenant des informations destinées à orienter le lecteur dans les fonds d’un service d’archives.

Guide de recherches
Guide, finding aid
Document destiné à orienter le lecteur dans un domaine spécialisé. Ex. : guide de recherches généalogiques.

Index
Index (ENG)
Liste ordonnée de noms de personnes, de lieux et de matières figurant dans un document, assortis d’une référence permettant de les y retrouver.

Indexation
Indexing
Opération destinée à représenter par les éléments d’un langage documentaire ou naturel des données résultant de l’analyse du contenu d’un document ou d’une question.

Inventaire
Inventory
Etat descriptif et estimatif des biens meubles, titres, papiers d’une personne ou d’un organisme.

Inventaire analytique
Descriptive list, descriptive inventory
Etat descriptif de chacune des pièces d’une liasse ou de chacun des actes d’un registre ou d’un ensemble de liasses ou de registres.

Inventaire d’archives
Inventory
Etat descriptif plus ou moins détaillé des éléments composant un fonds ou plusieurs fonds d’archives.

Liasse
File, bundle (ENG)
Unité matérielle de conservation (1) d’archives constituée par une chemise renfermant un ou plusieurs dossiers, liés ensemble.

Magasin
Stocks, storage, repository (ENG)
Dans un bâtiment d’archives, locaux de rangement ou de conservation de documents, par opposition aux bureaux.

Mètre linéaire
Linear feet ( cubic feet )
Unité de mesure des archives (1) correspondant à l’ensemble des articles posés à la suite sur une tablette d’un mètre de longueur. Note : les Anglo-saxons évaluent les archives en pieds cubes.

Microfilm
Microfilm
Microforme se présentant en bande ou en rouleau.

Mot vide
Stopword
Mot qui, pris isolément, n’est pas porteur d’information. Il n’est pas admis dans le langage documentaire et n’apparaît donc jamais à titre d’élément de classement ou de recherche.

Mot clé
Key-Word
Mot ou groupe de mots choisis soit dans le titre ou le texte d’un document, soit dans une demande de recherche documentaire, pour en caractériser le contenu.

Musée
Museum
Organisme chargé de rassembler, de conserver de façon permanente, et d’exposer des documents d’intérêt scientifique, artistique ou culturel.

Organigramme (1)
Organization chart (ENG)
Ecrit ou tableau présentant la structure hiérarchisée d’un organisme.

Organigramme (2)
Flow diagram
Représentation graphique de l’enchaînement des opérations ou de l’évolution des données dans une application informatique.

Original
Original
Document émanant directement de son auteur, origine et source première des reproductions ou copies éventuelles.

Pièce
Document, piece, item (ENG)
Document ou partie de document, matériellement individualisé (feuillet, cahier, registre, etc…).

Plan d’archivage
Records schedule
Etat typologique et parfois descriptif des dossiers et documents d’un organisme, classés par fonds, donnant à chacun d’eux les règles à observer pour leur conservation (1) et leur communication.

Plan de classement
Filing system
Système qui préside à l’organisation des archives courantes dans les bureaux.

Plan d’ordonnancement
Schedule of production
Document qui permet de prévoir et ordonner dans le temps et dans l’espace les conditions d’exécution d’un programme.

Préarchivage
Intermediate storage
Terme pour désigner l’organisation et la gestion des archives intermédiaires.

Rangement continu
Méthode qui consiste à ranger les versements les uns à la suite des autres sans chercher à les regrouper matériellement par séries ou par fonds.

Rangement éclaté
Honeycombing (ENG)
Méthode qui consiste à remplir systématiquement par les entrées les espaces libérés au fur et à mesure des éliminations sans chercher à conserver ensemble les articles d’un même versement.

Rayon
Shelf
Tablette de rangement.

Rayonnage fixe
Ensemble de travées d’un magasin dans lequel les épis sont fixes et en permanence accessibles par les allées de desserte.

Rayonnage mobile
Compact shelving
Rayonnage caractérisé par des épis sur rails pouvant être déplacés de façon à utiliser l’espace occupé par les allées de desserte dans une installation de rayonnage fixe.

Recherche
Information retrieval
Ensemble de références susceptibles de répondre à une question posée par un usager d’un service d’archives.

Récolement (1)
Stocktaking
Opération consistant à dresser la liste topographique des articles contenus dans un dépôt ou un fonds d’archives, donnant lieu à l’établissement d’un procès verbal de récolement.

Récolement (2)
Stocktaking
Opération périodique destinée à vérifier l’intégrité des collections d’un service d’archives.

Refoulement ou resserrement
Action de rapprocher les uns à la suite des autres des articles afin de supprimer des espaces de rangement libérés par des transferts ou des éliminations.

Registre des entrées
Accession register
Registre tenu par un service d’archives où sont inscrites toutes les entrées dans l’ordre chronologique de leur arrivée.

Réintégration
Reintegration
Procédure de remise dans son fonds d’origine, d’un document qui en a été distrait (remise en place).

Service producteur
Office of origine (ENG)
Organisme ou service créateur d’un fonds d’archives. Il peut être différent du service versant.

Service versant
Transfering agency
Organisme qui transfère des documents d’archives à un service d’archives.

Tableau de destruction
Disposal schedule (ENG)
Liste donnant des délais d’élimination selon les catégories de documents.

Tablette
Shelf
Planche accrochée ou fixée entre deux montants de rayonnage pour le rangement des archives.

Thésaurus
Thesaurus
Langage documentaire fondé sur une structuration hiérarchisée d’un ou plusieurs domaines de la connaissance et dans lequel les notions sont représentées par des termes d’une ou plusieurs langues naturelles et les relations entre notions par des signes conventionnels.

Traitement des archives
Processing, treatment
Ensembles des procédures et des opérations d’analyse, tri, classement et inventaires d’archives.

Travée
Bay
Dans un rayonnage, ensemble de tablettes superposées comprises entre deux montants.

Tri
Review, appraisal
Opération consistant à séparer dans un ensemble de documents ceux qui doivent être conservés de ceux qui sont destinés à être éliminés.

Versement
Transfer (ENG)
Opération matérielle et administrative par laquelle des archives (1) sont transférées du service qui les a rassemblées au service d’archives compétent pour les recevoir.

Vous voudrez savoir plus sur ce sujet?

Consultez la rubrique « Lexique Archives » qui explique que sont les archives d’entreprise et les spécificités de leur gestion
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