ARIANE Records Management

Gestion des archives physiques et électroniques selon les principes du Records Management

Une application dédiée aux grands volumes d’archives

ARIANE Records Management concentre toute notre expertise dans la gestion de grands volumes d’archives

Entièrement développé autour des concepts du Records management, notre applicatif s’applique à industrialiser le traitement des archives afin de permettre aux plus grands producteurs d’archives d’assurer un traitement efficient et économique des flux et stocks d’archives.

Hand writing on notebook computer with media icons and symbols comming out

Une intégration toujours plus poussée des outils de traçabilité

ARIANE Records Management est développé pour travailler en symbiose avec des terminaux portables. L’objectif est de permettre aux utilisateurs d’assurer un maximum d’opérations archivistiques directement dans les magasins ou entrepôt d’archives.

Nous sélectionnons les meilleurs produits de chaque marque afin de vous proposer des matériels fiables et ergonomiques. Notre expertise permet d’assurer leur installation et mise en œuvre sur vos sites. A la demande, nous pouvons fournir le matériel grâce notre partenaire ATSCAN, filiale de SOLUTYS Group – leader dans le domaine de la traçabilité.

Un débouché naturel pour les chaines de numérisation

ARIANE Records Management constitue une plateforme idéale pour capter et stocker les documents numérisés issus du votre chaine de numérisation (internalisé ou externalisé).

Grâce à notre partenariat avec SPIGRAPH, nous pouvons assurer pour le compte de nos clients l’ensemble des prestations relatives à l’acquisition, l’installation, le paramétrage et l’intégration des scanners avec l’applicatif ARIANE Records Management.

Pourquoi ARIANE Records Management ?

Les fonctionnalités dédiées au processus de gestion de fin de vie des archives permet d’assurer un traitement transparent, sécurisé et rapide des campagnes de destructions.

Reposant sur un circuit totalement dématérialisé, Ariane Records Mangement permet aux services producteurs, aux référents destructions et aux archivistes d’identifier les destructions à réaliser, d’assurer leur revue et – le cas échéant l’identification des archives dont la destruction doit être retardée – avant de mettre en œuvre la destruction physique des U.A. validées. L’ensemble du processus est géré directement dans le logiciel et les étapes physiques (cueillette des UA à détruire) peuvent s’appuyer sur des terminaux portables.

Ariane Records Management repose sur une exigence forte, à savoir la possibilité de capter de grands volumes de versements avec simplicité et efficacité.

De la création des U.A. à leur archivage dans les salles de stockage, Ariane Records Mangement sécurise le parcours des archives entre les différents intervenants (créateur, logisticien, archiviste).

Tous les étapes du versement sont pilotables directement à travers Ariane Records Management avec la possibilité de faire intervenir en complément des terminaux portables (mode batch, wifi, 4G) permettant d’assurer les actions de traçabilité directement sur le terrain (prise en charge d’un lot d’archives dans un bureau par exemple).

Ariane Records Management s’applique à intégrer les prestations de stockage externalisé dans son processus de gestion du cycle de vie des archives.

Les Unités Archives (U.A.) peuvent être indifféremment localisé dans vos locaux ou externalisées grâce aux fonctionnalités développées pour tracer l’externalisation de vos archives. L’usage de terminaux portables facilite les opérations de mise en conteneurs et de mise à jour des informations de gestion (nom du prestataire, identifiant conteneur) dans l’applicatif. Une fonctionnalité d’intégration d’inventaire est également disponible.

En complément, un paramétrage avancé peut être réalisé en coordination avec le prestataire pour assurer la transmission des informations relatives aux demandes de consultation d’archives externalisés.

Ariane Records Management permet aux utilisateurs d’intégrer des documents électroniques natifs et/ou de capter des documents issus de chaine de numérisation. Les recherches sont facilitées par les fonctionnalités OCR de l’outil qui permettent une recherche full texte dans le corps des documents (en complément des métadonnées descriptives).

Un utilisateur qui recherche des documents par mots clés pourra ainsi demander un affichage des résultats centré sur un support (physique ou électronique) ou privilégier un affichage combiné.

Toutes les demandes d’accès aux Unités Archives formulées par les utilisateurs est présenté instantanément aux archivistes via un écran dédié. Un processus d’alerte par e-mail assure une alerte complémentaire si besoin.

Pour faciliter le travail quotidien, les archivistes peuvent consulter différents indicateurs d’activités permettant une meilleure planification de leur activité.

Entièrement contrôlable via Ariane Records Management, le processus peut s’appuyer en complément sur l’utilisation de terminaux portables (mode batch, wifi, 4G).

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