Accroissement (Addition)

Ensemble des archives (ou « boîtes d’archives») entrées dans un service d’archives pendant une période donnée.

Accusé de réception (Notice of delivery)

Avis que le service d’archives retourne à l’expéditeur par lequel il reconnaît avoir reçu ce qui lui était envoyé.

Adresse ou adresse topographique (Location, Adress)

Indication précise de l’endroit où est rangé un article ou une boîte d’archives dans un magasin ; l’adresse ne doit pas être confondue avec la cote.

Analyse (Description, Content analysis)

Opération qui consiste à présenter sous une forme concise et précise des données caractérisant l’information contenue dans un document ou un ensemble de documents.

Architecture Client/Serveur (Client/Server Architecture)

Modèle d’application informatique répartie entre une partie cliente et une partie serveur. Les clients sont susceptibles d’effectuer une partie des traitements et font appel au serveur pour solliciter des services dont ils sont détenteurs. La communication entre les Clients et le Serveur est entièrement transparente à l’utilisateur.

Archivage (Transfer)

Opération consistant à transférer des documents de leur organisation d’usage courant au service des archives

Archives (1) (Archives)

Ensemble des documents, quel que soit leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale ou par tout service ou organisme public ou privé, dans l’exercice de son activité (loi N° 79-18 du 3 janvier 1979).

Archives (2) (Record Management, Record Office)

Organisme chargé du contrôle, de la conservation, du tri, du classement, de l’inventaire et de la communication des: · archives courantes. · archives intermédiaires. · archives définitives.

Archives (3) (Records Center, Archival depository)

Bâtiment ou local où sont conservées les archives (1).

Archives courantes (Records, Active records, Current records)

Documents d’utilisation habituelle pour l’activité du service ou de l’organisme qui les ont produits ou reçus.

Archives définitives (Non-current records)

Documents conservés pour une durée illimitée.

Archives intermédiaires (Semi-current records)

Documents qui, n’étant plus d’usage courant, doivent être conservés pour une durée limitée, essentiellement pour des raisons administratives et juridiques

Archivistique (Archivology, Archival management, Records management)

Science et techniques relatives à l’organisation, la législation et la réglementation, le traitement et la gestion des archives.

Article (Unit, item)

Unité matérielle de conditionnement des documents d’archives, correspondant à l’unité de cotation et de description.

Autoclave (Fumigation chamber)

Appareil destiné à désinfecter et stériliser les documents contaminés.

Boîte d’archives (Records storage box, Box container)

Boîte en carton contenant des documents d’archives.

Bordereau (Form, List)

Formulaire destiné à décrire et à accompagner les documents que l’on transmet

Bordereau de versement (Transmittal form)

Relevé détaillé énumérant des documents ou des dossiers remis à un service d’archives

Bordereau d’élimination (Disposal list)

Formulaire destiné à relever des documents ou des dossiers d’un fonds à détruire ou déjà détruits dans un service d’archives.

Cadre de classement (Filing system, Classification scheme)

Liste structurée de rubriques définissant la mise en ordre des documents

Classement (Arrangement)

Ensemble des opérations de mise en ordre d’un fonds ou d’un fragment de fonds selon un cadre de classement : ordre chronologique, alphabétique, méthodique, etc.... Pour les archives, le classement peut être distinct du rangement matériel sur les rayons

Classification (Classification)

Système de codification indiquant le degré confidentiel d’un document : confidentiel, secret,...

Communicabilité (Accessibility)

Possibilité de communiquer au public un document ou un dossier selon la législation et la réglementation en vigueur.

Communication (Access, communication)

Action de mettre un document à la disposition d’un lecteur

Communication avec déplacement (Loan)

Communication de document qui pour des raisons de commodité s’effectue dans un service différent de celui des archives.

Conservation (1) (Conservation)

Ensemble de techniques, méthodes et procédés destinés à assurer la sauvegarde matérielle des documents.

Conservation (2) (Preservation)

Fonction de sauvegarde matérielle, tri, classement, inventaire, communication et mise en valeur des fonds d’archives.

Consultation sur place (Production)

Communication de documents d’archives dans les locaux du service qui les conserve

Conteneur (Container)

Caisse destinée à la manutention et par extension au stockage de plusieurs boîtes ou liasses d’archives.

Cote (1) (Number)

Marque numérique ou alphabétique portée sur les pages d’un registre officiel ou sur les pièces d’un dossier dont on veut préserver l’intégrité

Cote (2) (Schedule number, Classification mark)

Ensemble de symboles (lettres, chiffres, signes) servant à classer chaque article dans son fonds ou sa série.

Cote (3) (Location, Shelf number, location mark)

Ensemble de symboles (lettres, chiffres, signes) servant à localiser un article dans un service d’archives.

Date d’élimination (Disposal date)

Date à l’échéance de laquelle on procède à la révision d’un article ou d’un ensemble d’articles en vue de sa destruction.

Délai de communication (Close period)

Période légale ou réglementaire au terme de laquelle un document d’archives devient librement communicable au public.

Délai d’élimination (Retention period)

Durée pendant laquelle un document ou un ensemble de documents doit être conservé en application de dispositions légales ou pour répondre à des impératifs de gestion et au terme de laquelle il peut être détruit.

Dépôt (Records center, Archives center)

Ensemble des magasins d’un service d’archives ; généralement employé pour bâtiment d’archives.

Destruction (Pulping, Disposal)

Opération matérielle d’élimination de documents dont la conservation ne se justifie plus.

Document, document d’archives (Record, Paper)

Singulier du mot archives (1).

Dossier (1) (File)

Ensemble de documents automatiquement réunis au cours du traitement d’une affaire.

Dossier (2) (Folder)

Chemise ou carton contenant tout ou partie des documents d’un dossier.

Dossier documentaire (Case papers, Files)

Ensemble de documents choisis et réunis pour informer sur une question donnée.

Echantillonnage (Sampling)

Forme particulière de tri visant à retenir les documents estimés représentatifs d’un ensemble que sa masse ne permet pas de conserver intégralement.

Elimination (Disposal, destruction)

Procédure réglementaire qui consiste à détruire des documents dont la conservation ne se justifie plus.

Enregistrement (1) (Record)

Document résultant de l’inscription automatique d’informations, sur un support, à l’aide d’appareils.

Enregistrement (2) (Registration)

Inscription d’un acte sur un registre officiel afin d’en garantir l’authenticité et la publicité.

Enregistrement (3) des entrées (Accessioning)

Mention sur un registre, et par extension sur tout support durable, destinée à garder trace d’une opération.

Entrée (1) (Accession)

Ensemble des opérations par lesquelles des objets ou des documents sont pris en charge par un service d’archives.

Entrée (2) (Accession)

Objets ou documents pris en charge par un service d’archives à l’occasion d’une entrée (1).

Epi (Run (of shelving), row)

Ensemble de travées de rayonnage juxtaposées.

Etat des fonds (Summary of records)

Instrument de recherche de gestion décrivant sommairement les fonds conservés dans un service d’archives.

Fonds d’archives (Archives group)

Ensemble de documents de toute nature qu’une personne physique ou morale a automatiquement et organiquement réunis dans l’exercice de ses activités et conservés en vue d’une utilisation éventuelle.

Guide de recherches (Guide, finding aid)

Document destiné à orienter le lecteur dans un domaine spécialisé. Ex. : guide de recherches généalogiques.

Guide d’archives (Guide)

Instrument de recherche contenant des informations destinées à orienter le lecteur dans les fonds d’un service d’archives.

Index (Index)

Liste ordonnée de noms de personnes, de lieux et de matières figurant dans un document, assortis d’une référence permettant de les y retrouver.

Indexation (Indexing)

Opération destinée à représenter par les éléments d’un langage documentaire ou naturel des données résultant de l’analyse du contenu d’un document ou d’une question.

Inventaire (Inventory)

Etat descriptif et estimatif des biens meubles, titres, papiers d’une personne ou d’un organisme.

Liasse (File, bundle)

Unité matérielle de conservation (1) d’archives constituée par une chemise renfermant un ou plusieurs dossiers, liés ensemble.

Magasin (Stocks, storage, repository)

Dans un bâtiment d’archives, locaux de rangement ou de conservation de documents, par opposition aux bureaux.

Mètre linéaire (Linear feet ( cubic feet ))

Unité de mesure des archives (1) correspondant à l’ensemble des articles posés à la suite sur une tablette d’un mètre de longueur. Note : les Anglo-saxons évaluent les archives en pieds cubes.

Microfilm (Microfilm)

Microforme se présentant en bande ou en rouleau.

Mot clé (Key-Word)

Mot ou groupe de mots choisis soit dans le titre ou le texte d’un document, soit dans une demande de recherche documentaire, pour en caractériser le contenu.

Mot vide (Stopword)

Mot qui, pris isolément, n’est pas porteur d’information. Il n’est pas admis dans le langage documentaire et n’apparaît donc jamais à titre d’élément de classement ou de recherche.

Organigramme (1) (Organization chart)

Ecrit ou tableau présentant la structure hiérarchisée d’un organisme.

Organigramme (2) (Flow diagram)

Représentation graphique de l’enchaînement des opérations ou de l’évolution des données dans une application informatique.

Original (Original)

Document émanant directement de son auteur, origine et source première des reproductions ou copies éventuelles.

Pièce (Document, piece, item)

Document ou partie de document, matériellement individualisé (feuillet, cahier, registre, etc...).

Plan de classement (Filing system)

Système qui préside à l’organisation des archives courantes dans les bureaux.

Plan d’archivage (Records schedule)

Etat typologique et parfois descriptif des dossiers et documents d’un organisme, classés par fonds, donnant à chacun d’eux les règles à observer pour leur conservation (1) et leur communication.

Plan d’ordonnancement (Schedule of production)

Document qui permet de prévoir et ordonner dans le temps et dans l’espace les conditions d’exécution d’un programme.

Préarchivage (Intermediate storage)

Terme pour désigner l’organisation et la gestion des archives intermédiaires.

Rangement continu ()

Méthode qui consiste à ranger les versements les uns à la suite des autres sans chercher à les regrouper matériellement par séries ou par fonds.

Rangement éclaté (Honeycombing)

Méthode qui consiste à remplir systématiquement par les entrées les espaces libérés au fur et à mesure des éliminations sans chercher à conserver ensemble les articles d’un même versement.

Rayon (Shelf)

Tablette de rangement.

Rayonnage fixe ()

Ensemble de travées d’un magasin dans lequel les épis sont fixes et en permanence accessibles par les allées de desserte.

Rayonnage mobile (Compact shelving)

Rayonnage caractérisé par des épis sur rails pouvant être déplacés de façon à utiliser l’espace occupé par les allées de desserte dans une installation de rayonnage fixe.

Recherche (Information retrieval)

Ensemble de références susceptibles de répondre à une question posée par un usager d’un service d’archives.

Récolement (1) (Stocktaking)

Opération consistant à dresser la liste topographique des articles contenus dans un dépôt ou un fonds d’archives, donnant lieu à l’établissement d’un procès verbal de récolement.

Récolement (2) (Stocktaking)

Opération périodique destinée à vérifier l’intégrité des collections d’un service d’archives.

Refoulement ou resserrement ()

Action de rapprocher les uns à la suite des autres des articles afin de supprimer des espaces de rangement libérés par des transferts ou des éliminations.

Registre des entrées (Accession register)

Registre tenu par un service d’archives où sont inscrites toutes les entrées dans l’ordre chronologique de leur arrivée.

Réintégration (Reintegration)

Procédure de remise dans son fonds d’origine, d’un document qui en a été distrait (remise en place).

Service producteur (Office of origine)

Organisme ou service créateur d’un fonds d’archives. Il peut être différent du service versant.

Service versant (Transfering agency)

Organisme qui transfère des documents d’archives à un service d’archives.

Tableau de destruction (Disposal schedule)

Liste donnant des délais d’élimination selon les catégories de documents.

Tablette (Shelf)

Planche accrochée ou fixée entre deux montants de rayonnage pour le rangement des archives.

Thésaurus (Thesaurus)

Langage documentaire fondé sur une structuration hiérarchisée d’un ou plusieurs domaines de la connaissance et dans lequel les notions sont représentées par des termes d’une ou plusieurs langues naturelles et les relations entre notions par des signes conventionnels.

Traitement des archives (Processing, treatment)

Ensembles des procédures et des opérations d’analyse, tri, classement et inventaires d’archives.

Travée (Bay)

Dans un rayonnage, ensemble de tablettes superposées comprises entre deux montants.

Tri (Review, appraisal)

Opération consistant à séparer dans un ensemble de documents ceux qui doivent être conservés de ceux qui sont destinés à être éliminés.

Versement (Transfer)

Opération matérielle et administrative par laquelle des archives (1) sont transférées du service qui les a rassemblées au service d’archives compétent pour les recevoir.