Que sont les archives ?

D'après la loi 79-18 du 3 janvier 1979, c'est «  l'ensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé, dans l'exercice de leur activité  ». On désigne de même le bâtiment où sont conservés ces documents, ainsi que le service qui en est chargé.

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Mais que fait ce service ?

Ce service est chargé (d'après le décret 79-1037 du 3 décembre 1979) du contrôle :

1.  de la conservation des archives courantes (documents quotidiennement utilisés dans les sociétés et établissements de l'entreprise).

2.  de la conservation des archives intermédiaires (documents qui ne sont plus utilisés fréquemment, mais que l'on doit conserver temporairement - en général dans un local distinct des services où on les a produits - pour des raisons administratives ou juridiques).

3.  de la conservation, du tri, du classement, de l'inventaire et de la communication des archives définitives (documents conservés sans limitation de temps, après avoir subi un tri au terme de l'âge intermédiaire, par exemple pour leur témoignage sur l'histoire de l'entreprise).

Ces trois étapes forment ce que l'on nomme le cycle de vie des archives.

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Quels sont les différents types d'Archives d'Entreprise ?

Les Archives d'Entreprise sont divisées en trois types :

1.  Les archives ordinaires , caractérisées par des dossiers ou des documents répondant à une classification générale et avec un délai de conservation connu (par exemple les dossiers techniques, les factures fournisseurs, etc.).

2.  Les archives historiques , ensemble des documents à durée de conservation perpétuelle. Ces archives ont un faible volume, mais représentent la « mémoire » de l'Entreprise.

3.  Les dossiers du personnel.

Pourtant, les dossiers du personnel sont bien caractérisés par une durée de conservation, et devraient donc figurer parmi les archives ordinaires...

En effet, mais leur caractère confidentiel leur confère une plus grande importance. C'est pourquoi ils sont généralement classés dans un endroit à l'écart et sont sous la responsabilité directe du service du personnel. En outre, ils sont souvent rangés dans des dossiers individuels et triés en fonction de la date de destruction (120 ans à compter de la date de naissance).

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Mais pourquoi devrait-on conserver tous ces documents devenus inutiles ?

Tout d'abord, d'un point de vue historique, il faut souligner que cette tradition de tout conserver est inscrite dans les racines de la France : ainsi, les premières archives d'Etat furent créées par Philippe Auguste - en 1194 -, afin de garder une trace des actes de propriété, et surtout des impôts (déjà à l'époque...) ; de plus, la France est célèbre par son Ecole des Chartes, qui forme les conservateurs d'archives, principalement destinés à gérer les archives nationales et départementales, dont la longue tradition de gestion permet la réussite des recherches généalogiques et historiques.

D'autre part, conserver est un impératif juridique  : en effet, la loi impose d'archiver les documents dans des « délais de conservation » assez longs (par exemple dix ans), que l'on peut consulter dans l'ouvrage du CCIP. En outre, ces délais sont d'autant plus importants qu'en droit civil, la preuve écrite est la règle : ainsi, il est déjà arrivé qu'une banque perde plusieurs dizaines de millions de francs parce qu'elle n'avait pas su retrouver l'acte de caution original d'un prêt !

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Et en quoi la gestion informatisée des archives permet-elle alors d'être plus efficace ?

La gestion informatisée des archives permet avant tout plus de clarté et de transparence .

En effet, est révolu le temps où les archives se devaient de ressembler à la cave ou au grenier, et où tout était archivé en vrac sans tenir compte des délais de conservation : on conservait, certes, mais sans pouvoir ni restituer, ni éliminer !

Désormais, la gestion informatisée permet de mieux ordonner les documents, et donc de les retrouver plus rapidement. Cette diminution du temps d'attente , et par voie de conséquence cette meilleure qualité de service, sont bien entendu appréciées de la clientèle.

Mais il s'avère qu'elles motivent aussi le personnel : tandis qu'auparavant, aller chercher un document aux archives constituait presque une punition, celui qui reçoit sur fax une copie du document quelques minutes après l'avoir demandé apprécie à sa juste mesure la portée de cette gestion informatisée des archives.

De plus, à long terme, la centralisation des demandes permet de découvrir des erreurs de fonctionnement, parce qu'il est alors possible d'analyser un ensemble plus cohérent de demandes ; alors qu'auparavant, un service recevait une plainte sur un sujet précis une fois tous les 6 mois, un service où ces plaintes sont centralisées les recevra toutes les semaines, et par conséquent cherchera plus sûrement la source de l'erreur.

Enfin, et c'est un des points les plus importants, le nombre de demandes de documents est lié au nombre de réclamations. Par conséquent, quantifier les recherches aux archives revient à quantifier la qualité du service ; les statistiques des recherches, générées par la gestion informatisée des archives et généralement transmises à la direction générale, constituent dès lors un élément quantitatif de qualité .

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Quand la gestion informatisée devient-elle urgente ?

Le problème apparaît de diverses façons : les locaux sont saturés et les boîtes d'archives arrivent sans cesse ; il n'y a pas assez de personnel qualifié pour gérer un système d'archives de plus en plus complexe ; les clients attendent trop longtemps les réponses et l'image de l'Entreprise souffre de cette mauvaise qualité de service ; ou encore, suite à des fusions, la dispersion géographique rend difficile la coordination de la gestion des archives.

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Faut-il numériser tous les documents, ce qui permettrait leur destruction immédiate, ainsi qu'un accès direct à l'information recherchée ?

Numériser est une solution très alléchante, mais se révèle concrètement choisir entre l'utopie et le cauchemar, en regard du caractère titanesque du travail à accomplir : nul ne saurait accepter l'idée de numériser des millions de documents alors que la consultation ne dépasse pas la moyenne de trois pour mille des documents conservés !

De plus, une fois les documents numérisés, qui prendra la responsabilité de les supprimer, connaissant les obligations juridiques évoquées ci-dessus ?

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De quelles compétences doit disposer une entreprise chargée de cette informatisation ?

C'est une lapalissade d'affirmer qu'une entreprise chargée de l'informatisation des archives doit disposer d'une double compétence archivistique et informatique  : elle doit connaître tous les aspects du métier d'archiviste, et maîtriser les techniques informatiques modernes ; en somme, elle doit être au croisement des voies littéraires et scientifiques.

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Et AMIG possède-t-elle cette double compétence ?

Oui, notre savoir-faire est double.

Notre équipe a ainsi développé le « premier logiciel d'archives publiques apparu sur le marché » (selon une étude d'évaluation du bureau indépendant Van Dijk réalisée en 1997), et possède par conséquent une très longue expérience dans le domaine archivistique.

En ce qui concerne notre expérience informatique, notre équipe de développement a adopté en 1993 un cadre de travail agréable et chaleureux avec Windows : le bureau Van Dijk affirme même que «  la convivialité est le grand point fort d'Ariane  ». De plus, nous avons été parmi les premiers en France à utiliser Access (de Microsoft), toutes branches confondues. Nos solutions sont d'ailleurs entièrement développées en architecture Client/Serveur.

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Plus concrètement, pouvez-vous citer quelques unes de vos réalisations ?

Bien entendu, voici une palette de systèmes installés par nos soins ces dernières années:

Archives d'organismes publics et privés :

· Banque de France – Archives des services et Archives historiques.

· Aéroports de Paris – Archives des services et Archives historiques.

· EDF GDF Archives - Archives des services et Archives historiques.

· Direction des Douanes - Archives des déclarations de Roissy.

· Groupe Usinor - Archives d'entreprise industrielle.

· Saint-Louis-Sucre - Archives d'entreprise industrielle.

· Groupe Servier - Archives d'entreprise industrielle.

· RMC Groupe Services – Archives des services.

· SAMGRP - Archives centralisées.

· Compagnie des Transports Strasbourgeois - Archives d'entreprises.

· Communauté de Communes de La Hague – Suivi et archivage des dossiers des services.

· IPSN (Institut de Protection et Sûreté Nucléaire) – Archives d'entreprises.

Archives Hospitalières :

· Centre Hospitalier Régional Universitaire de Dijon – Archives des Dossiers Médicaux.

· Centre Hospitalier Régional Universitaire de Tours – Archives des Dossiers Médicaux et Administratifs.

· Centre Hospitalier Régional de Valenciennes - Archives des Dossiers Médicaux.

· Centre Hospitalier Départemental de La Roche-Sur-Yon - Archives des Dossiers Médicaux.

· Centre Hospitalier de Laval - Archives des Dossiers Médicaux.

Archives Bancaires :

· Société Générale - Aix-en-Provence - Archives comptables et dossiers de prêts.

· Société Générale - Nantes - Archives comptables et dossiers de prêts.

· Société Générale - Compiègne - Archivage de masse.

· Caisse Régionale du Crédit Agricole de Franche-Comté - Archives comptables et dossiers de prêts : Vesoul, Besançon et Lons-le-Saulnier.

· Caisse Régionale du Crédit Agricole du Midi – Montpellier – Archives des dossiers de prêts.

· Caisse Régionale du Crédit Agricole du Pas-de-Calais – Arras – Archives des dossiers de prêts.

· Caisse Régionale du Crédit Agricole de Toulouse – Archives des dossiers de prêts.

· Crédit Agricole S.A. – Archives des services centraux.

· Consortium de Réalisation – CDR - Archives des services.

· Banque Bruxelles Lambert France - Archives des services.

· Compagnie BTP – Archives des services.

· M.G.E.N. – Archives de la Mutuelle Générale de l'Education Nationale.

Soit un total de 1 500 kilomètres linéaires d'archives gérées à ce jour par Ariane.

Notre équipe est également sollicitée pour toute une série de prestations concernant la gestion des centres d'archives :

Conseil

- Archivistique

- Organisation

- Informatique

Récupération d'existant

- Saisie

- Numérisation

- Indexation

- Enrichissement documentaire

- Stockage

Assistance à Maîtrise d'ouvrage

Formation

- Gestion des archives

- Records Management

- Méthodes de recherche documentaires

- Nouvelles technologies (GED, Workflow, Intranet, …)

Externalisation (sous-traitance)

- Analyse fonctionnelle et financière

- Gestion d'équipes

- Développement d'activités

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