1) Rappel des problèmes 

Malgré la volonté d'arriver à une situation de « zéro papier », nous restons dans une société où l'écrit est encore considéréi comme essentiel et la quantité de documents papier conservée ne diminue pas.

Par ailleurs, nous notons le renforcement des tendances suivantes en France :

• Les surfaces de bureaux sont gérées finement dans le tertiaire et ne permettent pas un stockage important de documents, en particulier dans les immeubles de grande hauteur (IGH).
• Le nombre de secrétaires et de personnel de bureau , susceptible de réaliser des tâches de classement et de manipulation des dossiers a diminué fortement ces dernières années, voire a disparu dans certains secteurs.
• La réduction du temps de travail limite le temps disponible pour les tâches de classement.

Ces facteurs ont pour effet de concentrer de plus en plus les tâches de classement et de recherche au niveau du service des archives, avec une augmentation des connaissances conceptuelles requises. En effet, il est aujourd'hui demandé aux archivistes des connaissances plus approfondies afin d'identifier et de comprendre les différents documents de chaque service, dans le but de mieux les classer et d'assurer des recherches plus rapides.

2) Les objectifs 

Pour les entreprises, nous remarquons les objectifs principaux suivants pour le service des archives :

• Améliorer et professionnaliser la qualité du service pour l'ensemble des utilisateurs.
• Pouvoir gérer un volume d'archives en croissance régulière.
• Gérer des sites annexes, généralement éloignés des sièges sociaux.
• Conseiller les services de l'entreprise pour appliquer une politique d'archivage commune.
• Conseiller les services de l'entreprise pour appliquer une politique de gestion des documents électroniques.
• Reprendre méthodiquement certains fonds spécifiques (archives historiques, dossiers de prêts, contrats, copies exécutoires, etc.).

3) Prise en charge d'AMIG

La société AMIG prend en charge l'ensemble des fonctions et des responsabilités du service des archives et reçoit donc comme principales missions :

• La prise en charge documentaire et physique des archives sur leurs lieux de production.
• La bonne conservation de ces archives dans les locaux de l'entreprise.
• La mise à disposition des archives, pour consultation, aux différents demandeurs habilités.
• Le conseil aux services pour l'ensemble des tâches liées au classement et à la conservation des documents papier et électroniques.
• La conservation des documents électroniques.
• La gestion des destructions.
• Le suivi, la formation et la mise à niveau de l'ensemble des utilisateurs dans les services.
• L'assurance d'une présence et d'un service continu de 08h00 à 18h00 tous les jours, du lundi au vendredi.