Choisir un centre d’archives externe en 10 points

 

 

 

Introduction :

 

Les derniers incidents relatés dans la presse à propos du stockage d’archives et de la perte de celles–ci dans des incendies ont affecté plusieurs dizaines d’établissements. Une réflexion s’impose donc et cet article suggère une liste de contrôle en 10 points pour le choix d’un sous-traitant d’archivage.

 

Lorsque l’on commence sa recherche d’un centre d’archives externe, il y a plusieurs aspects à considérer avant la question financière. Le coût global ne doit pas, à notre sens, être la première justification pour sélectionner une entreprise par rapport à une autre. Il faut aussi examiner les services, la sécurité, la notoriété ou encore la localisation.

 

Mais, ce que nous considérons comme une démarche obligatoire est la visite sur les lieux réels du stockage pour tester les points suivants :

 

1.   Une structure résistante au feu

 

·     Regarder autour de soi si le nombre d’extincteurs paraît suffisant, et consulter les étiquettes de ces extincteurs pour connaître les dates de révisions.

 

·     Demander si les systèmes de détection de fumée et d’alarme incendie sont contrôlés. Sont-ils des systèmes industriels adaptés pour ces surfaces de stockage ou simplement des systèmes grand public ?

 

·     Il ne faut pas s’attendre à visiter un bunker antinucléaire : très peu de centres d’archives peuvent respecter la règle des « 4 heures », selon laquelle le bâtiment et son contenu sont préservés au moins 4 heures après que le feu prenne. Par conséquent, il suffit d’appliquer une règle de bon sens et de se demander si le niveau de sécurité peut-être applicable à la conservation de ses propres documents.

 

·     Demander à son interlocuteur s'il existe un plan de secours et de sauvetage en cas d’incendie ou d’inondation (de plus en plus d’entreprises dans ce secteur développent des plans et procédures de prévention de désastres et de remise à niveau). Si cette procédure est écrite, demander à la voir.

 

 

2.   Le bâtiment

 

·     Il est évident que l’on ne trouvera jamais un bâtiment d’archives sans un grain de poussière (ce n’est pas une usine de fabrication de satellites !). Par contre, on ne doit pas rencontrer des sols humides ou sales, les corbeilles doivent être vidées, et on ne devrait jamais voir un mégot ou une trace de manger ou de boisson dans des salles d’archives.

 

·     Il est évident que dans un environnement de travail intensif, on peut voir un peu de désordre ou des boîtes qui traînent, mais ce uniquement dans la salle de tri et dans des bureaux - et sûrement pas dans les salles d’archives !

 

·     Il est important de souligner que l’accès aux salles d’archives n’est pas libre et que les portes donnant sur les quais de livraison sont toujours closes, même en été. Au moment des chargements, la présence d’une personne sur le quai est obligatoire, tant que les portes sont ouvertes.

 

·     Les grandes sociétés d’archivage offrent un accès sécurisé par badges et toutes les portes sont de type coupe-feu.

 

 

 

3.   Une équipe sûre et bien formée

 

·     Certaines entreprises possèdent un groupe distinct de magasiniers et des agents administratifs pour la saisie des données et le suivi de la clientèle, d’autres ont un personnel polyvalent : peu importe l’organisation des tâches. Par contre, l’essentiel de l’organisation réside dans la qualité et la formation du personnel : c’est pourquoi il faut demander quelle est la formation du personnel. La majorité des entreprises sérieuses de ce métier sera fière de présenter la formation théorique et pratique de son personnel. N’oublions pas que l’enseignement supérieur a quelque peu oublié ce domaine pour les entreprises privées ; il s'est surtout concentré sur la formation des archivistes pour les Administrations.

 

·     Le sujet de la sécurité des documents doit rester bien ancré dans sa recherche, et l’on peut ainsi demander comment cette entreprise procède pour les nouvelles recrues : les références antérieures sont-elles vérifiées ? Un extrait du casier judiciaire est-il demandé ?

 

 

4.   Quels services d’inventaire sont-ils offerts ?

 

·     Quelles sont les méthodes utilisées pour la réception initiale des versements ? Quel système d’inventaire est en place ? Est-il compatible ou est-il au mieux interfaçable avec son système d’informations ?

 

·     Certaines entreprises vous procurent des étiquettes (avec ou sans code à barre) au préalable de chaque versement. Cette méthode est plus onéreuse car elle implique une tâche supplémentaire de la part de vos propres équipes.

 

·     Le centre d’archives pourra-t-il intégrer les données de la saisie des inventaires que l’on fait en interne ? Parfois les données peuvent être chargées dans le système d’information du centre d’archives et le personnel pourra alors aider énormément dans les recherches de documents. Il aura accès à l’ensemble des informations stockées sur son ordinateur, avec des programmes de recherches croisées efficaces et sera à même de répondre rapidement à des questions pas toujours précises. Ce type de recherche coûte généralement moins cher et prend beaucoup moins de temps que les recherches manuelles dans les classeurs des bordereaux de versement papier.

 

·     La prise en charge des documents sera généralement facturée une fois. Se faire préciser à quelles tâches elle correspond exactement lors du tour dans les bâtiments.

 

 

5.   Comment retrouver un document ?

 

·     L’entreprise est-elle capable de retrouver un document dans une des boîtes ou ne retrouve-t-elle que la boîte ? La question est importante car, par exemple pour les agences bancaires qui créent généralement entre 3 à 20 boîtes d’archives par jour, il faudrait que l’archiviste retrouve le document recherché sans renvoyer les boîtes au demandeur.

·     Quelle méthode les archivistes utilisent-ils pour sortir et réintégrer les boîtes au bon emplacement ?

·     L’entreprise utilise-t-elle un système spécifique pour le suivi des boîtes sorties ? Enverra-t-elle un listing de tous les mouvements effectués avec le nom des demandeurs ? Organisera-t-elle des relances systématiques pour les boîtes non réintégrées depuis un certain délai ? Ce délai est-il paramétrable en fonction du type de documents ?

 

 

6.   Existe-t-il un service de classement ?

 

·     Certaines entreprises offrent la possibilité de classer des documents dans les dossiers archivés, ce qui est essentiel pour l’archivage des dossiers de clients. Cette fonction permet de réaliser des économies substantielles de frais du personnel de votre entreprise, parfois plus qualifié pour cette tâche que celui de votre prestataire d’archives.

 

 

7.   Une salle de consultation

 

·     Parfois, lors des audits ou des contrôles internes, il est demandé de rapatrier des volumes importants de documents. Comme on n’a pas forcément chez soi la place nécessaire pour une utilisation aisée –sans oublier le coût du transport -, on peut décider de travailler tranquillement, sans interruption des téléphones et du quotidien, dans uns salle réservée à ce besoin.

 

·     Cette salle doit être équipée d’un ordinateur relié au système d’information pour faciliter les recherches, ainsi que de l’accès à une imprimante, photocopieur et télécopie. Son environnement de bureau se trouve ainsi reconstitué le temps des investigations.

 

 

8.   Quels sont les autres services que cette entreprise propose en son sein ?

 

D’autres services que le simple archivage peut être proposé dans le cadre des relations avec le prestataire. En général, ces services tendent à faire réaliser des économies substantielles dans des domaines non stratégiques à votre entreprise. Nous en citons quelques exemples :

 

·     Une informatisation de pointe pour la gestion et la recherche des archives courantes, intermédiaires et définitives.

 

·     La reprise en mode de « Facilities management » du service d’archives. La formation et le remplacement de personnel défaillant sont alors assurés par le prestataire.

 

·     Le traitement complet et personnalisé de la chaîne archivistique des archives, y compris le transport sécurisé des documents, avec une attention particulière aux dossiers du personnel.

 

·     Des conseils judicieux quand aux méthodes de classement des différents types de documents dans votre entreprise.

 

·     Suite à des fusions d’entreprises, la chaîne archivistique se trouve généralement perturbée et reléguée à des priorités futures. Le prestataire peut alors prendre en charge le conseil et la réalisation de l’intégration harmonieuse des archives « externes » dans le système d’information de l’entreprise.

 

 

9.   La sécurité

 

·     Accès aux documents : il paraît inconcevable que vos documents soient transmis à des personnes non autorisées. Par conséquent, les centres d’archives doivent avoir un système d’identification des personnes autorisées pour pouvoir transmettre le document (cartes magnétiques, mots de passe ou signatures). De même, il faut également apporter une attention particulière à la procédure de mise à jour de cette liste des personnes autorisées (par exemple dans le cas d’anciens employés).

·     Livraison des documents : la plupart des entreprises offrent ce service. On note alors parfois l’air conditionné, ainsi que le téléphone pour maintenir un contact permanent avec le personnel livreur. Il faut s’assurer que les chauffeurs livreurs respectent la consigne de verrouiller les véhicules lorsqu’ils s’en éloignent, et ne pas oublier de demander quelles autres consignes de sécurité sont mises en place et de quelle assurance bénéficient les documents lors des déplacements.
D’autre part, les centres d’archives proposent généralement des tarifs pour une livraison dans la journée, sous 24 heures ou sous 48 heures. La plupart du temps, ils profitent de leur passage dans les locaux pour prendre un versement des nouvelles boîtes d’archives. Nous conseillons de déterminer à l’avance une régularité des versements et des livraisons ; cela sera bien plus efficace et moins onéreux.

 

Il est à présent temps de parler de la tarification.

 

10. Les tarifs

 

·     Le stockage : La plupart des entreprises basent leur tarification de stockage selon 3 critères principaux : le volume des documents à archiver, la durée du contrat et le mode de stockage (sur rayonnage avec accès direct à chaque boîte, en container ou sur palette).  Celui-ci détermine généralement la qualité des entreprises, entre les « garde-meubles », les « chiffonniers » et les « archivistes ».

·     La prise en charge : L’entreprise d’archivage ne peut être tenue pour responsable de la description du contenu des boîtes, mais on peut par contre demander la vérification du contenu par rapport à une liste. Si cette prestation est appliquée, quel sera son coût ?

·     Les recherches : existe-t-il un tarif plus faible pour les recherches reportées au lendemain ? pour les recherches groupées ? pour les recherches qui donnent lieu à une réponse par télécopie et non par envoi de documents ? pour les recherches de documents sur rayonnage, et non sur des palettes ou dans des containers ? pour les recherches moins urgentes ? D’autre part, les recherches sont-elles facturées par article ou par temps passé? Existe-t-il enfin un tarif spécifique pour les réintégrations de documents ?

 

·     Les éliminations : les destructions sont-elles facturées au poids ou à l’unité ? Existe-t-il un tarif dégressif ? Reçoit-on une liste des destructions pour validation (avant la date de destruction des boîtes) puis un certificat de destruction? Quelle procédure existe-t-il pour les boîtes à conserver plus longtemps? Existe-t-il un tarif pour le transport des boîtes vers un site de destruction ? Faut-il enfin être présent lors de la destruction  (pour prêter attention à ce que les documents ne traînent pas dans une benne pendant une ou deux semaines avant d’être envoyés à une société de récupération plus ou moins inconnue) ?

 

·     Les assurances : Quels types de risques couvrent les assurances de l’entreprise d’archivage ? Si la police d’assurance de votre entreprise couvre déjà plusieurs risques, ce sera un argument dans une négociation pour baisser les tarifs.

 

·     Le reporting : ce type de prestation est très important et représente un critère de qualité pour distinguer les « bonnes » entreprises des autres « garde-meubles ». Il faut en particulier une liste des versements par période et par entité, une liste des sorties et des réintégrations par période, par entité et par demandeur, et enfin les certificats de destruction appropriés.

 

 

Conclusion :

 

Si vous pensez que toutes ces données sont complexes, faites un tableau de synthèse et de comparaison, avec uniquement les prestations nécessaires à votre entreprise. En tout état de cause, nous pensons qu’une externalisation globale ou partielle de la fonction « archives » est économiquement viable pour plusieurs raisons :

 

1.   Vous contrôlez réellement tous les coûts. Vous pouvez prévoir annuellement votre budget annuel sans surprises.

 

2.   Vous n’avez plus les coûts induits de gestion du personnel en interne et vous n’aurez plus à prendre du personnel pour des tâches qui ne leur sont pas familières.

 

3.   Vous pouvez, pour des raisons de coûts et de sécurité, conserver les documents sur votre propre centre d’archives, les entreprises pouvant offrir une prestation de mise à disposition d’archivistes de métier à temps plein ou à temps partagé.

 

 

Les données récoltées dans votre étude seront compilées et vous devez vous fixer une date de décision. En cas de doute, nous vous conseillons de revoir les sites des entreprises concurrentes, car n’oublions pas que votre décision doit également se baser sur des relations de confiance que vous allez entretenir avec ce sous-traitant.

 

Après la signature du contrat, vous utiliserez les prestations de ce sous-traitant. Vous établirez naturellement des relations avec son personnel et au fil du temps, vous verrez sûrement en eux de véritables et précieux collaborateurs.